Trong quy trình phức tạp của việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, sự chuẩn bị và tuân thủ các quy định về chứng từ và văn bản pháp lý đóng một vai trò cực kỳ quan trọng. Những tài liệu này không chỉ thể hiện sự hoàn thiện và chính xác trong việc giao dịch mua bán quốc tế, mà còn đảm bảo rằng quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và tuân thủ đúng các quy định hải quan.
Qua bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau khám phá các tài liệu quan trọng, từ hợp đồng mua bán đến các chứng từ vận chuyển quan trọng như hóa đơn vận chuyển, và cả những giấy tờ pháp lý yêu cầu khác như chứng nhận xuất xứ hay các giấy tờ về thanh toán.
Những chứng từ thường gặp?
– Hợp đồng thương mại ( Sale Contract ): là hình thức pháp lý của hành vi thương mại, là sự thỏa thuận của hai hay nhiều bên ( ít nhất một bên phải là thương nhân hoặc các chủ thể có tư cách thương nhân ) nhằm xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiên hoạt động thương mại.
– Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải trả số tiền hàng ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được tên hoặc mô tả của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức vận tải,… Hóa đơn thương mại thường lập thành nhiều bản để dùng trong nhiều việc khác nhau như: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính chi phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế,.
Hóa đơn thương mại
– Phiếu đóng gói hàng hóa ( Packing List ):là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trên Packing list thể hiện rõ người bán bán những cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không? Bên cạnh đó chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa, nghĩa là khi nhìn vào đó, ta có thể hiểu được lô hàng này được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu.
Packing List
– Giấy chứng nhận số lượng/ trọng lượng ( Certificate of Quantity/Weight ) : Là chứng từ xác nhận số lượng/ trọng lượng của hàng thực giao. Giấy chứng nhận chất lượng có thể do người cung cấp hàng hoặc tổ chức giám định hàng hóa cung cấp, tùy theo sự thỏa thuận trong hợp đồng.
– Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ( Certificate of Origin ): là chứng từ nhằm chứng minh xuất xứ của hàng hóa. Do cơ quan có thẩm quyền hay đại diện có thẩm quyền tại nước xuất khẩu cấp để chứng nhận xuất xứ của sản phẩm nước đó theo quy tắc xuất xứ.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
– Chứng từ kiểm định, kiểm dịch, phun trùng: là các loại giấy chứng nhận hàng hóa đủ tiêu chuẩn để nhập khẩu hay không, có được xử lý trước khi nhập khẩu hay chưa, nhằm đáp ứng những quy định riêng cho từng loại mặt hàng.
Chứng từ kiểm định, kiểm dịch, phun trùng
– Chứng từ vận tải ( Bill of Lading ): thường được viết tắt là B/L, là một chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp.
Vận Đơn Dường Biển – Bill Gốc – Master Bill
– Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm là chứng từ do người hoặc tổ chức bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm, nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thõa thuận trong hợp đồng bảo hiểm, còn người được bảo hiểm phải nộp cho người bảo hiểm một số tiền nhất định là phí bảo hiểm.
Chứng từ bảo hiểm
Một số văn bản pháp lý liên quan và giấy tờ phát sinh trong quy trình nhập khẩu?
– Tờ khai hải quan ( Customs Declaration ): là văn bản bắt buộc phải có mà chủ hàng hay người khai hải quan phải kê khai về lô hàng khi xuất hoặc nhập khẩu (xuất nhập cảnh) ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Tờ khai hải quan
– Hợp đồng giao nhận, hợp đồng ủy thác: dưới vai trò là đại lý khai hải quan, công ty sẽ ký kết từng loại hợp đồng theo thỏa thuận của khách hàng và đại lý. Hợp đồng này sẽ quy định quyền và nghĩa vụ của 2 bên khi tiến hành làm thủ tục hải quan cho lô hàng của khách hàng.
– Hóa đơn mua bán dịch vụ: trong quá trình làm thủ tục cho lô hàng, thông thường sẽ xuất hiện rất nhiều bên thứ 3, ví dụ như tổ chức giám định, kiểm định, công ty dịch vụ vận tải, dịch vụ bốc xếp… Các tổ chức này sau khi hoàn thành hợp đồng mua bán dịch vụ sẽ xuất ra hóa đơn, Người khai HQ cần giữ lại những giấy tờ này để bàn giao lại cho khách hàng.
– Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: giống như hóa đơn, đây là loại giấy tờ nhằm chứng minh khách hàng đã hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với nhà nước. Những giấy tờ này không thể để mất, nếu mất sẽ bị phạt rất nặng và việc trích lục lại sẽ rất mất thời gian.
– Và một số văn bản nghiệp vụ khác.
Công Ty TNHH Giao Nhận Thương Mại Minh Nhật
- Địa chỉ: Đường 955, Kp Song Vĩnh, P Tân Phước, Tx Phú Mỹ, BR-VT
- Số điện thoại: 0909505272 – 0928468118 – 0966246116
- Email: caimep@gmail.com
- Website: minhnhatcaimep.com
Bạn có thể liên hệ trực tiếp với công ty chúng tôi qua số điện thoại hoặc gửi email để trao đổi thông tin chi tiết về các dịch vụ xuất nhập khẩu, thanh lý hàng hóa và các yêu cầu của bạn. Công ty TNHH giao nhận thương mại Minh Nhật sẽ hỗ trợ bạn 24/7 và cung cấp thông tin cần thiết.
