Debit note là gì?
Theo tiếng Anh, debit là món nợ, khoản nợ còn note là phiếu, giấy. Do đó, debit note có nghĩa là giấy báo nợ, giấy ghi nợ.
Mẫu debit note thường dùng
Debit note thường được sử dụng trong giao dịch giữa hai doanh nghiệp, cụ thể như:
- Khi bên bán giao hàng cho bên mua trước khi thanh toán tiền hàng. Sau đó, bên bán sẽ gửi debit note cho bên mua để nhắc nhở về số tiền hàng còn thiếu hoặc khoản tiền sắp đến kỳ hạn thanh toán.
- Sử dụng như hóa đơn điều chỉnh tăng khi xảy ra sai sót trong quá trình nhập dữ liệu.
- Khi bên mua muốn trả lại hàng cho bên bán, debit note được sử dụng để thông báo về số lượng hàng hóa trả lại, các khoản thanh toán kèm lý do.
Nội dung của debit note bao gồm các thông tin cơ bản như: thông tin người mua, người bán, tên hàng hóa và số tiền sắp đến kỳ hạn thanh toán.
Ví dụ:
- Công ty A mua một lô hàng tủ lạnh của công ty B nhưng trong quá trình vận chuyển, hàng hóa bị va đập, hư hỏng. Bên A muốn trả lại lô hàng này nên đã xuất cho bên B một debit note để thông báo về số hàng lỗi và các khoản chi phí tổn thất. Sau khi nhận được thông báo, bên B kiểm tra lại thông tin về lô hàng và xuất ngược lại cho bên A một credit note cho phần tổn thất.
- Công ty X bán một lô hàng cho công ty Y với tổng giá trị đơn hàng là 500.000.000 đồng nhưng trên hóa đơn lại ghi 450.000.000 đồng. Lúc này, công ty X sẽ dùng debit note để điều chỉnh giá trị hóa đơn bằng đúng với giá trị thật của lô hàng và gửi cho công ty Y để thông báo về sai sót này.
Debit note có phải giấy đòi nợ hay không?
Debit note thường được sử dụng trong các giao dịch giữa các doanh nghiệp với nhau (B2B), chủ yếu liên quan đến việc gia hạn tín dụng. Điều đó có nghĩa là nhà cung cấp/người bán gửi lô hàng cho người mua trước khi thanh toán. Các khoản nợ và tín dụng sẽ được nhập vào hệ thống của kế toán để theo dõi và các khoản thanh toán còn nợ.
Debit note không được xem như hóa đơn, giấy đòi nợ vì thường có dạng thư và nội dung chỉ để nhắc nhở và thông báo cho người mua về việc thanh toán khoản nợ sắp tới kỳ hạn, không yêu cầu thanh toán ngay.
Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc
Trên thực tế, debit note không phải là chứng từ bắt buộc đối với nhà cung cấp, người bán. Tuy nhiên, loại giấy tờ này thường được coi là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và được sử dụng theo quy trình nội bộ để kế toán tiện theo dõi các giao dịch. Thậm chí, trong một số trường hợp người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ debit note với thông tin báo nợ để lưu trữ nội bộ.
Lý do các doanh nghiệp thường xuyên áp dụng debit note là vì tính linh hoạt, mỗi công ty lại có một mẫu debit note riêng phù hợp với quy trình làm việc của mình. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý xây dựng quy trình phù hợp để thuận tiện cho kế toán và đối tác nếu muốn sử dụng loại giấy tờ này lâu dài.
Các mẫu Debit note
Hiện nay có rất nhiều mẫu giấy báo nợ khác nhau nhưng chủ yếu được thể hiện dưới hai dạng chính sau đây.
- Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa được giao: thường được áp dụng trong trường hợp người mua chưa thanh toán chi phí đơn hàng cho người bán. Khi nhận hàng, nếu người mua kiểm tra chất lượng hàng hóa thấy phát sinh sai sót, chưa đạt yêu cầu thì có thể trả lại hàng kèm theo biên lai vận chuyển cho bên bán mà không phải thanh toán trước.
Debit note đi kèm với biên lai vận chuyển hàng hóa
- Dạng bưu thiếp: dạng debit note này thường được dùng để nhắc nhở bên mua về khoản nợ cần thanh toán. Loại giấy tờ này được sử dụng phổ biến vì sự tiện lợi khi muốn kiểm tra lại hóa đơn, chứng từ gốc đã phát hành; cũng như giúp việc thu hồi nợ của bên bán nhẹ nhàng hơn.
Phân biệt credit note và debit note
Debit note (Debit memo) và Credit Note (Credit memo) đều là các chứng từ dùng để điều chỉnh giá trị trên các hóa đơn, chứng từ khi phát sinh sai sót. Tuy nhiên, về bản chất hai loại giấy tờ này có ý nghĩa hoàn toàn khác nhau.
Debit Note: là chứng từ của bên mua gửi cho bên bán hoặc bên bán sử dụng thay cho hóa đơn điều chỉnh, thường là điều chỉnh tăng, khi giá trị hóa đơn bị sai số. Debit note thường được sử dụng trong mô hình kinh doanh B2B (doanh nghiệp với doanh nghiệp).
Mẫu credit note thường dùng
Credit note: là chứng từ của bên bán xuất cho bên mua với số tiền thường nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên hóa đơn.
Credit note thường được sử dụng như là hóa đơn điều chỉnh giảm, để hủy đi giá trị của hóa đơn đã xuất khi người mua không nhận được hoặc trả lại hàng hóa do bị lỗi, hỏng, chất lượng không đạt.
Hoặc khi người mua thanh toán thừa tiền so với số tiền trên hóa đơn, thì người bán cũng có thể xuất credit note để thay thế cho tiền mặt, hàng hóa. Việc này còn có tác dụng kích thích họ quay lại mua hàng hóa, dịch vụ trong tương lai, tương tự như voucher giảm giá.
Công Ty TNHH Giao Nhận Thương Mại Minh Nhật
- Địa chỉ: Đường 955, Kp Song Vĩnh, P Tân Phước, Tx Phú Mỹ, BR-VT
- Số điện thoại: 0909505272 – 0928468118 – 0966246116
- Email: caimep@gmail.com
- Website: minhnhatcaimep.com
Bạn có thể liên hệ trực tiếp với công ty chúng tôi qua số điện thoại hoặc gửi email để trao đổi thông tin chi tiết về các dịch vụ xuất nhập khẩu, thanh lý hàng hóa và các yêu cầu của bạn. Công ty TNHH giao nhận thương mại Minh Nhật sẽ hỗ trợ bạn 24/7 và cung cấp thông tin cần thiết.
